この仕事、ただの事務じゃない。“考える”営業事務の日常｜STAND社員インタビュー 上原さん
ーまずは、簡単な自己紹介をお願いします！
上原：もともとはアパレル業界でキャリアをスタートして、接客からスタッフのシフト管理、売り場づくりなど、店舗運営全般の業務に携わってきました。ただ、小さい子どもがいたので、不規則な時間での勤務が難しく、SESの会社を経由した後にSTANDの親会社であるオルトプラスにご縁があり、入社することになりました。
オルトプラス入社後は、長年営業を担当していましたが、サポート業務に興味があったので、昨年から営業事務を担当させていただくことになりました。
未経験の業務だったので、覚えることも多かったですが、元々細かい作業とマルチタスクが得意なこともあり、日々楽しみながら業務に取り組んでいます！
ー現在の業務を教えてください
上原：主に、営業事務として営業チームをサポートする業務を担当しています。
具体的には、
取引先との契約内容の確認・すりあわせ
各種書類の作成・チェック
営業成績のデータ管理
顧客情報管理
業務効率化のため既存システムの改修
などなど、営業活動で発生しうる雑務を幅広く担当しています。
いわき：事務は未経験からスタートしたとのことでしたが、営業とギャップを感じたことはありましたか？
上原：やっぱり細かい業務が多いのと、契約にまつわる部分を担当しているので、きちんと実行しきる、というのが最初は大変でした。
基本的な契約の流れや人材業特有の雇用形態など、扱っていく情報の知識は営業で培ったのですが、ツールや既に定まっているルールに適応していくのは慣れなかったですね。
特に、事務はマニュアルが本当に細かくできているのですが、最初見たときはこの通りにやるのか…って驚いてしまったりもしました笑
事務のマニュアルとしては細かいのが正しいんですけど、営業の時は規定通りというよりは臨機応変さの方が大事だったのでギャップを感じましたね。
いわき：たしかに、営業と事務では求められることが変わってきますよね！ギャップがある中で、営業事務ではどんなことを意識されるようにしたんでしょうか？
上原：何よりも『スピード第一』『ミスしない』を大事にしています！細かいタスクが多いので、タスク管理ツールを使用して漏れがないようにチェック項目を作成したり、ダブルチェックを徹底するようにしています。
上原さんの一日の流れ
漏らさないために、タスク管理はきちんと行うようにしている
ー業務でやりがいを感じるのはどんな時ですか？
上原：今は営業が使用するシステムの改修や、顧客管理のルール決めなど、快適な業務を遂行できる環境作りを担当しているのですが、昔から使いづらいと思っていた部分を改善できるので、とてもやりがいを感じています。
いわき：システムの改修というと、具体的にはどんなことに取り組んでいるのでしょうか？
上原：正直多岐にわたるのですが、今までは営業活動で使用する情報の登録ルールが明確に定められていなくて、とにかく情報が整理整頓されていない状態だったんです。
例えば、同じ情報が登録されている…かと思えば情報が不足していたり…。
あとは、現在のシステムには契約書類を管理できる機能があるのに、実態はスプレッドシートで管理をしていて、進捗を参照するにも複数のシートを開く必要があったりするんですね。
こんな状況なので、まずは情報を整理整頓して、色々な場所に散ってしまっている情報共々、ツール一本に集約することに取り組んでいます。
いわき：それはまさにずっとかゆかったところに手が届く気持ちですね…笑
上原：そうなんです笑 とにかくデータ量が多いので大変ではあるのですが、その分やりがいは感じていますね！
ー業務で大変に感じるときはどんな時ですか？
上原：やっぱり繁忙期の業務量の増加は大変ですね！とにかくマルチタスクになるので、優先順位を明確にして、重要度と緊急度を間違えないように進めるようにしています。
いわき：繁忙期というとやはり月末月初とかになるのでしょうか？
上原：いえ、まだ想像してるほど忙しくないですね。月末月初が忙しくなるのは請求処理が殆どなのですが、その領域を現在は外部に委託しているチームが担当してくれているんです。
私が担当している領域は締結した契約書の取引がメインなので、成約が増えてくる月末に向かって徐々に忙しくなりやすいですね。
いわき：なるほど！ちなみに、今後は外部委託している業務も内部に戻していく方針と聞きました。担当としてはどのように振り分けていく予定なのでしょうか？
上原：属人性が高いと、休暇を取りづらくなってしまったり、一人に負荷が集中してしまうため、基本的には全体的にカバーしあえるように割り振っていければなと思っています！
ー営業チームの雰囲気について教えてください
上原：業務以外の会話も多くて、明るく活気のあるチームだと思います！
ゲーム業界の担当歴が長くて、知識豊富なメンバーや相談しやすい上司が揃っているので、一人で抱え込むことなく、協力し合える環境だなと思います。
いわき：業務以外の会話だと、普段はどんなお話をされるんでしょうか？
上原：営業チームは『ちいかわ なんか小さくてかわいいやつ』(通称：ちいかわ)が好きなメンバーが多いので、皆でグッズ情報をシェアしあったり、集めたグッズをそれぞれの推しキャラと交換しあったりしています！
もし旅行に行くメンバーがいれば、事前にお願いしてご当地限定のキーホルダーを買ってきてもらったり、なんてこともあります笑
他には、私は休日はゲームやることも多いので、上司の本田さんと「このゲーム遊ぼうよ！」って話をしたり…色々ですね笑
交換した『ちいかわ』のグッズが飾られている上原さんのデスク
ーこれから入社される方にメッセージをお願いします！
上原：現在、営業事務のメンバーを募集しています！うちの営業チームは、変化を楽しみながら共に成長していける環境なので、新しい挑戦を楽しめる方にぴったりだと思います。
日々新しい業務が入ってくるため、新鮮で飽きることがないですし、ツール・システムの導入が頻繁にあるので、自分の手で手ごたえをもって改善していくことができます。
・コミュニケーションが活発で明るい雰囲気の職場が好き
・チームで連携して、積極的に意見交換していきたい方
・新しいことが好きで、柔軟に、前向きに取り組める方
などなど…当てはまる方、合いそうだなと思っていただけた方は、是非ご応募をお待ちしています！
☆チーム全体でより良いサービスを届けるため、営業事務とあわせて営業メンバーも募集しています。☆
一緒に成長していける仲間をお待ちしています！☆
☆求人検索プラットフォーム『スタキャリテック』が新オープン！☆
まずは「話を聞いてみたい」からでも構いません。ご希望の方にはカジュアル面談という形でSTANDのご紹介からさせていただきます！
一緒に成長していける仲間をお待ちしています！
※カジュアル面談ご希望の方は応募フォーム内の「応募先へのメッセージ」にて「カジュアル面談希望」の旨をご記載ください。採用担当よりご連絡を差し上げます。
